在非竞争性和商业秘密诉讼中,经常通过对员工的设备和帐户进行法医检查来发现员工不当行为的关键证据。这些司法鉴定可以识别可疑活动,例如员工将信息和文档转发到个人电子邮件地址,在员工辞职时访问大量公司文件,或者连接闪存驱动器和其他可能用于盗用的外部设备公司档案。

但是,由于许多公司让员工在家中工作以应对COVID-19大流行,因此在非竞争和商业秘密诉讼背景下,通常被视为“烟枪”的员工行为现在可能经常在工作中发生在家环境。听到在家工作的员工将文档转发到他们的个人电子邮件帐户以从家庭办公室打印机进行打印的消息,或者由于个人技术困难而使用个人甚至家庭成员的计算机工作的情况并不少见。公司的笔记本电脑。换句话说,员工现在可能有更合理的借口来采取通常会引起关注的行动,从而使雇主难以评估公司信息是否存在风险。

由于现在越来越多的劳动力在家中工作,雇主可能需要重新评估其当前的政策和做法,并实施新的政策和做法以保护其信息。以下是需要记住远程劳动力的雇主的实用技巧和注意事项。

  • 如果公司关于机密性和信息安全性的政策没有考虑到在家工作环境,请对其进行修改和更新,以使它们适用。
  • 对远程员工进行保密和最佳实践方面的培训,以确保机密信息的安全。这可能包括对员工在家工作时可以做什么和不能做什么做出明确的期望和限制,并提醒他们不要将公司文档通过电子邮件发送到其个人电子邮件帐户或从公司网络中转移数据。
  • 指导员工遇到技术问题时应与谁联系以及该怎么办,以便他们在诉诸使用不安全的网络或设备之前,可以轻松地通过IT寻找解决方案。鼓励远程员工使用公司’的IT团队进行故障排除,并制定计划,直到IT团队可以提供解决方案为止。
  • 家庭互联网可能不可靠,导致员工以更快的互联网连接寻找其他工作空间,而互联网连接可能不像其家庭互联网那样安全或私有。考虑加强公司的报销政策,以激励员工注册更快的互联网计划,以便他们更轻松地在家工作。请记住,根据某些州的法律,员工可能还需要偿还员工用于在家中工作的互联网和其他家庭办公用品的费用。
  • 随着员工在家里建立自己的工作站,可以预期会有技术问题的涌入。当员工适应在家工作时,可以考虑提供更高水平的IT支持,例如扩大公司的IT团队或增加IT部门的工作时间(请注意可能出现的任何适用的加班费要求)。
  • 各种软件解决方案可以帮助公司监视其系统并标记可疑活动,例如下载大量数据或通过电子邮件发送包含机密信息的附件。
  • 如果尚未使用,公司应安装在登录公司网络时要求多因素身份验证的安全软件。公司还应确保制定适当的安全标准,包括使用密码保护机密信息,并将访问商业机密和机密信息的权限限制为仅需要知道的员工。
  • 如果远程员工的雇用结束,请确保已制定协议,以便他们可以轻松地返回公司信息和设备,例如为他们提供预付费运输标签和包装盒。此外,询问员工有关在家中工作时使用过的设备,使用过的设备以及公司信息可能存放的位置的列表。这将使公司能够在设备,文件夹和帐户上保持标签,并知道如果员工离职该检查什么。

COVID-19创建的“新常态”意味着公司需要保持灵活性和适应性。但是,对新工作安排的调整不应以信息安全为代价。法律顾问可以协助审查政策,实践和程序,以确保它们是最新的并提供适当的保护。